Integritetspolicy

Vi på Office Recycling Technology Sweden AB (”Office Recycling” eller ”vi”) kan, inom ramen för vår verksamhet komma att hantera personuppgifter som rör dig. Vi värnar om din integritet och all personuppgiftsbehandling sker i överensstämmelse med vid var tid gällande dataskyddslagstiftning.

Vilka personuppgifter som vi behandlar, hur och varför beror på i vilket sammanhang vi kommer i kontakt med varandra. Den här policyn gäller för vår behandling av uppgifter

  • om våra kunder, leverantörer, samarbetspartners och andra som har visat intresse för våra tjänster,
  • om besökare av vår webbplats (www.officerecycling.se),
  • för utskick av nyhetsbrev och annan direktmarknadsföring,
  • när du sökt arbete eller praktikplats hos oss,

Integritetspolicyn beskriver vilka personuppgifter vi kan komma att behandla, på vilka rättsliga grunder och varför behandlingen sker, hur uppgifterna samlas in, med vem som uppgifterna kan komma att delas och hur länge vi sparar dem. I policyn beskriver vi också kort säkerheten kring uppgifterna och vilka rättigheter du som registrerad har enligt dataskyddslagstiftningen.

Om du har några frågor kring vår personuppgiftsbehandling eller vår policy är du välkommen att kontakta oss via mail: info@officerecycling.se, eller telefon 010-685 00 00.

1. Personuppgiftsansvarig

Ansvarig för den personuppgiftsbehandling som beskrivs nedan är:

Dino Eklöf
070-509 05 57
dino@officerecycling.se

Office Recycling Technology Sweden AB
Engelbrektsgatan 31
114 32 Stockholm
Org nr: 559123-9685

2. Vilka typer av personuppgifter (data) behandlar vi?

2.1 Uppgifter om företrädare för våra kunder, leverantörer och andra affärskontakter

När det gäller våra kunder, andra som visat intresse för våra tjänster, leverantörer och samarbetspartners behandlar vi sedvanliga uppgifter om den juridiska person som vi har kontakt med, dess företrädare och våra kontaktpersoner. Det handlar om namn och kontaktuppgifter såsom telefonnummer, e-post, titel, adress hos arbetsgivaren eller motsvarande.

2.2 Besökare av www.officerecycling.se

När du besöker vår webbplats genereras data om dig som användare, exempelvis din IP-adress, webbläsare och version, operativsystem, vilka utav våra sidor som besöks, datum och tidpunkt för besöket, hur länge besöket varade och andra loggdata. Fyller du i och skickar in en offertförfrågan så lagras även kontaktuppgifter och andra uppgifter som du lämnar i förfrågan.

2.3 Arbetssökande och praktikanter

Om du söker anställning eller någon annan typ av tjänst hos oss kan vi komma att behandla uppgifter om din ansökan såsom ditt namn och kontaktuppgifter (adress, telefonnummer och e-postadress), personnummer, kön, sökt tjänst eller kontor, CV samt ingivna meriter och övriga handlingar. Under en rekryteringsprocess kan vi också samla in och lagra eventuella testresultat, referenser och andra analyser av dig som vi själva eller någon rekryteringskonsult eller annan liknande tjänsteleverantör tagit fram för ändamålet att utvärdera din ansökan.

3. Hur samlar vi in personuppgifter?

De personuppgifter som vi hanterar samlas in på olika sätt beroende på hur vår relation med den registrerade ser ut. I de flesta fall så lämnas uppgifterna till oss direkt av den som uppgiften avser eller på dennes uppdrag. Det kan vara fallet när ett företag eller annan organisation vill bli kund hos oss, om någon skickar mejl till oss, fyller i vårt kontaktformulär eller om den registrerade sökt en tjänst med hjälp av ett rekryteringsverktyg.

Det händer att uppgifter samlas in via tredje parter såsom våra leverantörer och samarbetspartners. Vi kan även inhämta uppgifter från andra källor såsom offentliga adressregister och kreditupplysningsföretag.

Uppgifter genereras också genom att vår webbsida använder cookies som samlar in information på och från besökare av webbsidan, vilken webbläsare och/eller enhet som använts osv. När du besöker vår hemsida får du möjlighet att samtycka till eller avböja användning av cookies. I vår cookiepolicy (se punkt 11 nedan) hittar du mer information om när och hur vi använder cookies och liknande teknik.

4. Syftet (ändamålet) med vår behandling och den rättsliga grunden

Vår huvudsakliga grund för behandling av personuppgifter är att uppgifterna behövs för att Office Recycling ska kunna tillhandahålla de olika återvinnings- och destruktionstjänster som vi erbjuder eller för att upprätta och/eller bibehålla en affärsrelation (fullgöra ett avtal).

Vi behandlar även uppgifter för att värna om våra berättigade intressen av att exempelvis marknadsföra och utveckla vår verksamhet, d v s utifrån en intresseavvägning. Vissa uppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga förpliktelser eller för att försvara ett rättsligt anspråk. Vi kan också ha inhämtat samtycke för behandlingen direkt från dig som registrerad.

Nedan har vi mer i detalj beskrivit de sammanhang då vi behandlar personuppgifter, syftet med behandlingen och den rättsliga grund som vi stödjer oss på.

4.1 Avtal med kunder, leverantörer m fl

Vi behöver uppgifter om våra kunder och kontaktpersoner för att vi ska kunna fullgöra våra olika avtal och tillhandahålla våra tjänster. Vi behandlar uppgifterna för att kunna ta emot och lägga beställningar, kommunicera med rätt personer, hantera avtalsförändringar och reklamationer, ta betalt, betala för beställda varor och tjänster och i övrigt hantera våra affärsrelationer.

Rättslig grund: fullgörande av avtal, rättsliga förpliktelser (t ex betalning av skatt, redovisning)

4.2 Statistik om bland annat besökare till webbplatsen, våra tjänster och rutiner och metoder

Vi strävar ständigt efter att utvärdera och utveckla våra tjänster och vår verksamhet och vi behandlar därför personuppgifter för intern statistik och analys av vår affärsmodell m m.

Rättslig grund: berättigat intresse

4.3 Utskick och annan marknadsföring

Vi marknadsför våra tjänster, nyheter vid bolaget och i branschen m m genom riktade utskick och annan reklam. Om du tar emot direktmarknadsföring via e-post eller telefon har du alltid möjlighet att enkelt tacka nej till ytterligare kontaktförsök, erbjudanden etc.

Rättslig grund: berättigat intresse

4.4 Regelefterlevnad och rättsliga anspråk

Som företag har vi ett antal lagstadgade skyldigheter, exempelvis enligt bokföringslagen, som kräver att vi behandlar olika personuppgifter. Vi kan också behöva behandla uppgifter för att för att kunna fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk, exempelvis vår rätt att få betalt för de tjänster som beställts.

Rättslig grund: fullgörande av avtal, rättsliga förpliktelser eller anspråk

5. Hur länge sparas personuppgifterna?

Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att uppfylla våra ändamål med den specifika behandlingen. Därefter kommer vi att radera eller anonymisera informationen.

Personuppgifter avseende våra avtal och affärsrelationer lagras under hela affärsrelationen samt under maximalt ytterligare [7] år för att kunna säkerställa att vi kan nå våra kunder under perioden när arbetet efter avslutad kundrelation genomförs.

Ansökningshandlingar från arbetssökande och andra gallras årligen.

Vi slutar genast att skicka nyhetsbrev och annan reklam till dig om du meddelar att du inte längre vill ha sådan information.

Undantagsvis kan uppgifter komma att lagras under längre tid. Det gäller om vi är rättsligt skyldiga att spara informationen eller om fortsatt lagring skulle vara nödvändig för att utöva eller försvara ett rättsligt anspråk.

6. Mottagare av uppgifter från Office Recycling

Vi samarbetar med ett begränsat antal externa leverantörer för att kunna tillhandahålla delar av våra tjänster och för att marknadsföra, utveckla och analysera vår verksamhet. Det rör sig om företag som vi anlitar för exempelvis [kravhantering och marknadsföringstjänster].

I den mån leverantörer behandlar uppgifter på vårt uppdrag och för vår räkning tillåter vi inte annan användning än i enlighet med våra instruktioner eller för något annat ändamål än för att leverera de tjänster som vi har beställt av våra underleverantörer.

Vi kan komma att lämna ut personuppgifter till inkassoföretag, revisorer, juridiska ombud, domstol eller skiljenämnd liksom till myndigheter när så krävs för att fastställa eller utöva våra lagliga rättigheter eller försvara oss mot anspråk, för att utreda misstänkta oegentligheter eller för att uppfylla våra skyldigheter enligt lag.

7. Överföring av personuppgifter till länder utanför EU/EES

Vi strävar efter att endast lagra alla personuppgifter i någon av EU:s medlemsstater eller i länder inom det Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet (EES).

8. Angående tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Informationssäkerhet är ett prioriterat område inom Office Recycling och vi bedriver ett kontinuerligt säkerhetsarbete. Så länge personuppgifter finns sparade hos oss vidtar vi lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dem och förhindra förlust och stöld, obehörig åtkomst, avslöjande, kopiering, användning eller modifiering av informationen. Vi anpassar våra åtgärder utifrån hur känslig informationen är, kostnaderna och utvecklingen inom teknik- och säkerhetsområdet.

Åtkomst till data är förenat med fysiska och digitala behörighetsbegränsningar så att endast de medarbetare som behöver tillgång till uppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter ges sådan åtkomst.

9. Rättigheter för dig som registrerad

Som registrerad har du en rad olika rättigheter när det gäller när det gäller den data som vi behandlar i egenskap av personuppgiftsansvarig. Nedan följer en sammanfattning av dessa rättigheter. Mer information hittar du hos Integritetsskyddsmyndigheten på www.imy.se.

Du är välkommen att kontakta oss på info@officerecycling.se om du vill utnyttja någon av de rättigheter som beskrivs nedan eller om du har några frågor.

9.1 Rätt till information om pågående behandlingar och tillgång till uppgifterna

Du har rätt att få information från oss om vi behandlar dina personuppgifter eller inte. Om vi har dina personuppgifter lagrade hos oss har du rätt till en kopia av uppgifterna (registerutdrag) och information om pågående behandling.

Du bör känna till att rätten till ett registerutdrag inte alltid innebär att vi behöver lämna ut en kopia av själva handlingen (eller motsvarande) där personuppgifterna förekommer. Ofta räcker det med en sammanställning av de uppgifter som är under behandling. Det kan också finnas omständigheter som gör att informationen inte kan lämnas ut överhuvudtaget.

9.2 Rätt till rättelse, komplettering eller radering

Hör av dig till oss om du vill att vi korrigerar eller kompletterar någon felaktig eller ofullständig uppgift. Vi kommer skyndsamt att rätta den information som visar sig vara felaktig, vilseledande eller föråldrad.

Under vissa förutsättningar kan du begära att vi raderar våra uppgifter om dig. Det gäller exempelvis om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som vi har behandlat dem för, eller om behandlingen sker i marknadsföringssyfte och du motsätter dig det. I vissa fall har vi inte möjlighet att radera alla uppgifter, det gäller t ex om vi har en rättslig skyldighet att spara dem eller om de skulle behövas för att tillgodose rätten till yttrande- eller informationsfrihet.

9.3 Begränsning och invändning

Du har i vissa fall rätt att begära att vår användning av dina personuppgifter begränsas. Den rätten gäller bland annat om du gjort gällande att våra uppgifter är felaktiga och krävt att vi rättar dem. I så fall kan du be att vi begränsar behandlingen av uppgifterna under den tid det tar för oss att kontrollera om uppgifterna är korrekta. Om du ber oss begränsa användningen av dina uppgifter kan det påverka din möjlighet att använda våra tjänster.

I den mån uppgifterna behandlas med stöd av en intresseavvägning kan du också invända mot behandlingen. Du måste då tydligt specificera vilken behandling du invänder mot. Om vi anser att behandlingen får ske så behöver vi visa att våra intressen av fortsatt behandling väger tyngre.

Du har alltid rätt att invända mot att vi använder dina uppgifter för marknadsföring. Om du invänder mot våra utskick genom att begära avregistrering kommer vi inte längre att behandla dina uppgifter för marknadsföringsändamål.

9.4 Tillgång och s k dataportabilitet

När vi behandlar personuppgifter baserat på ett avtal med dig eller med stöd av ditt samtycke har vi under vissa förutsättningar en skyldighet att lämna ut uppgifterna så att du kan flytta dem för att använda på annat håll (s k dataportabilitet). Det gäller bara sådana uppgifter som du själv har lämnat till oss.

10. Klagomål

Om du anser att vi har hanterat dina personuppgifter i strid med gällande regelverk ber vi dig att kontakta oss. Du har också möjlighet att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (www.imy.se), som är tillsynsmyndighet i Sverige, eller till tillsynsmyndigheten i det land där du bor eller arbetar.

11. Cookies

Vi använder cookies för att förbättra din upplevelse på vår webbplats. Genom att använda vår webbplats samtycker du till användningen av cookies enligt följande:

  • Nödvändiga cookies: För att säkerställa att webbplatsen fungerar korrekt.
  • Prestandacookies: För att analysera och förbättra webbplatsens prestanda.
  • Funktionalitetscookies: För att anpassa och förbättra din upplevelse.
  • Marknadsföringscookies: För att visa annonser som är relevanta för dig.

Du kan kontrollera och radera cookies efter eget önskemål i din webbläsares inställningar. Vi kan uppdatera denna policy med jämna mellanrum. Kontakta oss om du har frågor.

Senaste uppdatering: 2024-03-18

12. Ändringar

Vi kan komma att ändra och uppdatera denna integritetspolicy. När så sker kommer vi att publicera den uppdaterade policyn på vår webbplats.

Om du är kund hos oss och har skapat ett konto och det sker en väsentlig förändring i denna policy så kommer vi att meddela dig via e-post innan ändringen träder i kraft.