Sekretessbelagt material som ska återvinnas, hur går det till?

Idag ställs högre krav på sekretesshantering och återvinningsprocessen för konfidentiellt material. Många företag ser detta som en process som de själva inte vill ta hand om.
Vad klassas egentligen som sekretessbelagt material och varför har mängden av just denna typ av avfall ökat? Jo, det ska vi svara på nu.

GDPR - en faktor som påverkar

De senaste åren har mängden sekretessbelagt material ökat för många verksamheter, till stor del på grund av att GDPR trädde i kraft 2018. Alla företag och verksamheter har blivit mycket mer medvetna om hur de ska hantera olika typ av information för att hålla sig inom lagen för GDPR.

Det är varje företags ansvar att se till att sekretessbelagd information hanteras på korrekt sätt. Dina kunder och anställda räknar med att företaget de anlitar eller jobbar för, följer de lagar och regler som finns och att den information företagen hanterar tas om hand om på ett ansvarsfullt sätt.

Vad räknas som sekretessbelagt material?

Sekretess är beteckningen på information som inte ska lämnas ut och därför inte blir allmänt tillgänglig. Om man kastar sitt sekretesspapper i papperskorgen finns risken att dokumenten hamnar i orätta händer. Konsekvenserna kan bli stora, beroende på vad dokumentet innehåller och vem som genom oförsiktig hantering får tag på materialet.

I dag hanterar, destruerar och återvinner Office Recycling alla typer av dokument, men även hårddiskar, inpasseringskort och prototyper som innehåller hemligstämplad eller känslig information. Det kan vara personuppgifter, insamlad data eller andra typer av företagshemligheter. Vi kan även kassera hela laptops, USB-minnen, mobiltelefoner, servrar och liknande tekniska komponenter.

Hela destrueringsprocessen på Office Recycling är certifierad och kvalitetssäkrad enligt ISO 9001 och alla sekretesshandlingar destrueras enligt europastandard DIN 4.

Hemliga lådan - Hantering av känslig återvinning

Exempel på information som brukar klassas som sekretessmaterial

  • Företagsrapporter
  • Kontrakt
  • Bankuppgifter
  • Kontaktuppgifter
  • Familjeförhållanden

Vilka är det som behöver vår hjälp

Både stora och små företag måste följa samma regelverk. Kunder som behöver hjälp med denna typ av återvinning är allt ifrån advokatbyråer, banker, ambassader och revisionsbyråer till myndigheter och teknikföretag. Även butiker, skolor, kliniker, riksorganisationer och bemanningsföretag har behov av säker återvinning. Alla har en sak gemensamt och det är att ha en process som går att lita på och att inte behöva tänka på att känslig information hamnar i fel händer.

Hur går processen till vid hantering av sekretessbelagt material?

Vi börjar med att tillsammans titta på vad ni behöver återvinna och hur ofta ni behöver hämtning. Vi hämtar upp och transporterar kärlen eller säcken till vår anläggning och förstör dokumenten samt demolerar övriga produkter, så informationen aldrig mer kan återskapas. Alla sekretesskärl och säckar är plomberade och går inte att öppna av någon obehörig och våra transporter sker alltid i låsta bilar av specialutbildade chaufförer. När vår servicepersonal hämtar kärlen hos kunden så plomberas säcken på plats. Plomberingen är märkt med ett unikt ID.

Vår återvinningscentral är videoövervakad och här arbetar specialutbildad personal på en separat och säker destrueringsanläggning. Efter processen är klar erhåller ni ett destrueringsintyg så ni kan känna er trygga med att ert sekretessbelagda material är återvunnet och förstört.

Sammanfattning av processen:

  1. Analys – Tillsammans med dig gör vi en säkerhetsanalys och bestämmer i vilken omfattning ni behöver hämtningar.
  2. Plombering – Ditt sekretessmaterial plomberas av vår egen personal direkt på plats hos er vid hämtning.
  3. Transport – Alla transporter sker alltid i låsta bilar av specialutbildade chaufförer.
  4. Säker överlämning – På plats på vår anläggning tas materialet emot av säkerhetskontrollerad anläggningspersonal.
  5. Destruering – Materialet bryts ned i den låsta avdelningen av vår destrueringsanläggning. Det innebär att destrueringsprocessen aldrig lämnas över till en tredje part.
  6. Intyg – När ert material är förstört mottager ni ett destrueringsintyg från oss.

Finns det speciella kärl just för denna typ av återvinning?

Ja visst finns det det. Vi erbjuder tre olika varianter av kärl för sekretessåtervinning; miljörör, plastkärl samt hemliga lådan. Det man ska tänka på vid val av dessa är vilken volym man kan tänkas återvinna, hur ofta man vill ha hämtning samt miljön den ska stå i. Våra mest populära kärl är våra 190L miljörör, som är designat för att kunna stå i kontorslandskap utan att sticka ut för mycket.

Många företag idag fokuserar precis som vi på miljön och har miljömål att uppnå. Hela återvinningsprocessen är därför helt fossilfri och vi är idag den avfallspartner som är det miljövänligaste alternativet på marknaden när det kommer till återvinning.

Kontakta oss så berättar vi mer om sekretessåtervinning och hur vi kan hjälpa er med att återvinna miljövänligt och tryggt. Välj en trygg leverantör, välj Office Recycling.

Läs mer om hur processen ser ut och varför vi har Sveriges grönaste sekretessåtervinning